Polityka prywatności - FINANCE HOUSE – Twoje finanse. Nasza odpowiedzialność.

Administratorem danych osobowych jest FINANCE HOUSE z siedzibą we Wrocławiu, ul. Potokowa 3, 54-404 Wrocław (dalej: „Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

• pisemnie na adres siedziby: ul. Potokowa 3, 54-404 Wrocław, z dopiskiem „Dane osobowe”;
• za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@financehause.pl;
• telefonicznie: 71 723 45 67.

Na dzień aktualizacji niniejszej polityki Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. W przypadku jego powołania odpowiednia informacja wraz z danymi kontaktowymi zostanie dodana do niniejszej polityki i opublikowana na stronie internetowej.

Zakres i kategorie danych osobowych przetwarzanych przez Administratora zależą od sposobu, w jaki nawiązują Państwo kontakt z FINANCE HOUSE oraz od charakteru współpracy. W szczególności mogą to być:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe osób reprezentujących klientów lub potencjalnych klientów (np. imię, nazwisko, funkcja, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy, którą Państwo reprezentują);
• dane przekazywane w formularzu kontaktowym lub w korespondencji (np. treść zapytania, informacje o profilu działalności, skali biznesu, obszarze zainteresowania usługami);
• dane kontrahentów i osób wskazanych do kontaktu w ramach realizacji umowy (np. dane do faktur, dane pełnomocników, osób upoważnionych do kontaktu roboczego);
• dane kadrowe i płacowe pracowników klientów – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zawartych umów o świadczenie usług kadrowo‑płacowych lub księgowych;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej (np. adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, podstawowe dane statystyczne – w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu oraz jego prawidłowego działania).

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• udzielenie odpowiedzi na zapytania przesłane poprzez formularz kontaktowy, e‑mail lub telefonicznie;
• przygotowanie i przedstawienie oferty współpracy, w tym wstępna kwalifikacja zapytań pod kątem profilu obsługi FINANCE HOUSE;
• zawarcie i realizacja umów o świadczenie usług (m.in. księgowość, doradztwo podatkowe, controlling, CFO on Demand, projekty specjalne);
• prowadzenie rozliczeń księgowych i podatkowych oraz wywiązywanie się z obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
• prowadzenie bieżącej korespondencji i komunikacji związanej z realizacją usług;
• prowadzenie działań marketingu bezpośredniego usług FINANCE HOUSE, w granicach dopuszczonych przepisami prawa i w oparciu o udzielone zgody (jeżeli są wymagane);
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i informacji, wykrywanie nadużyć, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w przypadkach, gdy posiada ku temu odpowiednią podstawę prawną. W zależności od konkretnego procesu może to być w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, wymiana korespondencji w sprawie zakresu współpracy) lub do wykonania umowy, której stroną jest klient lub podmiot reprezentowany przez tę osobę;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe i rachunkowe, przechowywanie dokumentacji księgowej, obowiązki wynikające z prawa pracy – w zakresie, w jakim FINANCE HOUSE realizuje czynności powierzane przez klientów);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, takich jak: zapewnienie bezpieczeństwa współpracy, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, utrzymywanie relacji biznesowych, marketing bezpośredni własnych usług kierowany do osób działających w imieniu przedsiębiorców;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą, w sytuacjach, gdy jest ona wymagana przepisami (np. wybrane formy komunikacji marketingowej). Zgoda może zostać w każdej chwili cofnięta, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Dostęp do danych osobowych mogą mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy FINANCE HOUSE oraz podmioty przetwarzające, z którymi Administrator zawarł odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych. W szczególności mogą to być:

• dostawcy usług IT, rozwiązań chmurowych oraz systemów wykorzystywanych do obsługi korespondencji, dokumentów i procesów księgowo‑doradczych;
• dostawca usługi hostingu strony internetowej oraz usług utrzymania infrastruktury technicznej;
• biuro rachunkowe lub inne podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe na rzecz Administratora;
• podmioty świadczące usługi prawne, doradcze lub windykacyjne – w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe, organy nadzorcze, sądy) – w przypadkach i w zakresie wynikającym z tych przepisów.

Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. Jeżeli w przyszłości konieczne okaże się takie przekazanie – nastąpi ono wyłącznie z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, o czym osoby, których dane dotyczą, zostaną odrębnie poinformowane, o ile przepisy prawa tego wymagają.

Administrator przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany obowiązującymi przepisami lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń. Podstawowe okresy przechowywania danych przedstawia poniższa tabela.

Osobom, których dane dotyczą, przysługują – w granicach określonych przepisami RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania informacji o przetwarzaniu danych oraz kopii danych;
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych – np. gdy osoba kwestionuje prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich przetwarzaniu;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z Administratorem korzystając z danych wskazanych w części „Administrator danych osobowych”. Administrator może zwrócić się o podanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby zgłaszającej żądanie.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności strony (np. formularza kontaktowego) lub do zawarcia i realizacji umowy z FINANCE HOUSE.

W sytuacjach, gdy obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa (np. w zakresie danych wymaganych przepisami podatkowymi lub prawa pracy, jeżeli FINANCE HOUSE realizuje określone czynności w imieniu klientów), brak podania danych może uniemożliwić prawidłową realizację usług lub wypełnienie obowiązków prawnych.

Konsekwencją niepodania danych wymaganych przez Administratora może być w szczególności brak możliwości uzyskania odpowiedzi na zapytanie, przedstawienia oferty współpracy, zawarcia umowy lub skorzystania z określonego zakresu usług.

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO, w tym nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływające.

Dane osobowe nie są również wykorzystywane do profilowania w rozumieniu RODO, rozumianego jako każda forma zautomatyzowanego przetwarzania danych polegająca na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych dotyczących osoby fizycznej.

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych prowadzonego przez FINANCE HOUSE w związku z prowadzeniem strony internetowej oraz świadczeniem usług na rzecz klientów i podmiotów zainteresowanych współpracą.

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian sposobu przetwarzania danych lub wdrożenia nowych usług i funkcjonalności. Aktualna wersja Polityki jest każdorazowo dostępna na stronie internetowej.

Wszelkie istotne zmiany w zakresie przetwarzania danych osobowych mogą być komunikowane także w inny odpowiedni sposób (np. poprzez informacje przekazywane klientom w toku współpracy). Zaleca się okresowe zapoznawanie się z treścią Polityki w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących ochrony danych.