Klauzula informacyjna RODO

Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem Twoich danych osobowych jest FINANCE HOUSE z siedzibą przy ul. Potokowej 3, 54-404 Wrocław (dalej: „Administrator” lub „my”).

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

korespondencyjnie: ul. Potokowa 3, 54-404 Wrocław, z dopiskiem „Dane osobowe”;
e-mailem: biuro@financehause.pl;
telefonicznie: 71 723 45 67.

Na dzień sporządzenia niniejszej klauzuli nie powołaliśmy inspektora ochrony danych osobowych. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych kieruj bezpośrednio na powyższe dane kontaktowe.

Kategorie osób, których dane przetwarzamy

W związku z prowadzeniem działalności przetwarzamy dane osobowe w szczególności następujących kategorii osób:

klienci będący przedsiębiorcami oraz osoby działające w ich imieniu (np. właściciele, członkowie zarządu, prokurenci, pełnomocnicy, pracownicy upoważnieni do kontaktu);
osoby kontaktujące się z nami za pośrednictwem formularzy na stronie internetowej, poczty elektronicznej, telefonicznie lub w inny sposób, w sprawach dotyczących oferty, współpracy lub zapytań ogólnych;
przedstawiciele i osoby kontaktowe naszych kontrahentów, dostawców, partnerów biznesowych oraz instytucji współpracujących;
użytkownicy odwiedzający naszą stronę internetową – w zakresie danych zbieranych za pomocą plików cookies i podobnych technologii;
kandydaci do pracy lub współpracy, którzy przesyłają do nas swoje dokumenty rekrutacyjne (np. CV, list motywacyjny);
inne osoby, których dane wynikają z realizacji umów, przepisów prawa lub zostały nam przekazane w związku ze współpracą z naszymi klientami.

Jakie dane osobowe przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od relacji łączącej nas z daną osobą oraz celu przetwarzania. Co do zasady przetwarzamy następujące kategorie danych:

dane identyfikacyjne – m.in. imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, forma prawna, NIP, REGON, numer w KRS lub innym rejestrze, seria i numer dokumentu tożsamości tam, gdzie jest to niezbędne;
dane kontaktowe – adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu, dane do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego;
dane dotyczące relacji biznesowej – treść zapytań, informacje przekazane w formularzach kontaktowych, umowy i zlecenia, ustalenia dotyczące współpracy, historia komunikacji i realizacji usług;
dane rozliczeniowe i finansowe – w zakresie niezbędnym do świadczenia usług księgowych, podatkowych, controllingowych, doradczych oraz do prawidłowego rozliczenia współpracy i spełnienia obowiązków podatkowo-księgowych;
dane zawarte w dokumentach przekazywanych nam przez klientów – w tym w dokumentach księgowych, finansowych, kadrowo-płacowych lub innych, o ile FINANCE HOUSE przetwarza takie dane jako odrębny administrator lub jako podmiot przetwarzający działający na podstawie umowy powierzenia;
dane związane z korzystaniem ze strony internetowej – m.in. adres IP, identyfikatory urządzeń i przeglądarki, dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii; szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies;
dane rekrutacyjne – informacje podane w CV, liście motywacyjnym i innych dokumentach rekrutacyjnych, w tym dotyczące wykształcenia, doświadczenia zawodowego, kwalifikacji i przebiegu kariery.

Zasadniczo nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO (np. dotyczących zdrowia), chyba że obowiązek ich przetwarzania wynika wprost z przepisów prawa lub jest niezbędny do realizacji określonego celu ustawowego.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia jasno określonych celów i na podstawach prawnych przewidzianych w RODO. W szczególności:

Zawarcie i wykonywanie umów z klientami – w tym świadczenie usług księgowych, podatkowych, controllingowych, doradczych, CFO on Demand oraz innych usług finansowych:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem),
• kategorie osób: klienci i osoby działające w ich imieniu.
Wykonywanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – m.in. wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowości, prawa pracy, przepisów o archiwizacji:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• kategorie osób: klienci, kontrahenci, pracownicy i współpracownicy, inne osoby, których dane znajdują się w dokumentacji wymaganej przepisami prawa.
Prowadzenie bieżącej komunikacji i obsługa zapytań – udzielanie odpowiedzi na pytania, przygotowanie oferty, ustalenie warunków współpracy:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy zapytanie dotyczy zamiaru zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w postaci komunikacji z osobami zainteresowanymi naszą ofertą),
• kategorie osób: osoby kontaktujące się z nami w sprawie usług, w tym za pośrednictwem formularzy na stronie.
Realizacja uzasadnionych interesów Administratora – w szczególności:
• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa informacji i systemów IT,
• prowadzenie analityki biznesowej, raportowania i statystyk dotyczących działalności,
• marketing bezpośredni naszych usług kierowany do obecnych i potencjalnych klientów B2B:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora),
• kategorie osób: klienci, potencjalni klienci, kontrahenci i ich przedstawiciele, użytkownicy strony.
Marketing bezpośredni z wykorzystaniem określonych kanałów komunikacji – np. wysyłka newslettera, materiałów eksperckich lub innych treści marketingowych jeśli przewidzimy takie działanie:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz odpowiednie przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej,
• kategorie osób: osoby, które zapisały się na listę mailingową lub wyraziły stosowną zgodę.
Rekrutacja i nawiązanie współpracy – rozpatrywanie zgłoszeń kandydatów do pracy lub współpracy:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w zakresie danych wymaganych przepisami prawa pracy) oraz art. 6 ust. 1 lit. b i lit. a/f RODO (w zakresie danych podanych dobrowolnie oraz rekrutacji na podstawie zgody lub uzasadnionego interesu),
• kategorie osób: kandydaci do pracy i współpracy.

Jeżeli przetwarzanie danych będzie odbywało się na podstawie zgody, każdorazowo poinformujemy Cię o możliwości jej wycofania w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Odbiorcy danych i przekazywanie do państw trzecich

W związku z realizacją wskazanych wyżej celów możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

dostawcom usług i systemów informatycznych, w tym podmiotom zapewniającym hosting, utrzymanie i rozwój strony internetowej, systemów księgowych, poczty elektronicznej oraz narzędzi komunikacji;
podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, podatkowe, prawne, doradcze oraz audytorskie – w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług;
instytucjom finansowym i podmiotom obsługującym płatności – w szczególności bankom i operatorom płatności, jeżeli jest to konieczne do realizacji rozliczeń;
firmom kurierskim, operatorom pocztowym i innym podmiotom realizującym doręczenia przesyłek;
organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania i nadzoru oraz innym instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – wyłącznie w zakresie, w jakim jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa;
innym podmiotom, z którymi współpracujemy przy realizacji usług na rzecz naszych klientów, jeżeli dostęp do danych jest uzasadniony zakresem zleconych czynności i odbywa się na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. Jeżeli wyjątkowo zaistnieje potrzeba takiego przekazania – np. w związku z korzystaniem z rozwiązań chmurowych dostawcy mającego siedzibę poza EOG – odbędzie się ono wyłącznie na podstawie instrumentów prawnych przewidzianych w RODO, takich jak standardowe klauzule umowne UE, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne właściwe mechanizmy zapewniające odpowiedni poziom zabezpieczenia danych.

Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu i podstawy ich przetwarzania. Stosujemy następujące ogólne zasady:

dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń (co do zasady do upływu terminów ich przedawnienia) oraz przez czas wymagany przepisami prawa, w szczególności w zakresie dokumentacji podatkowej i księgowej (co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego);
dane przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego – przechowujemy przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (np. przepisami podatkowymi, rachunkowymi, prawa pracy, przepisami o archiwizacji);
dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – przechowujemy do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania lub do momentu ustania tego interesu, np. przedawnienia potencjalnych roszczeń;
dane wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego – przechowujemy do czasu wycofania zgody (jeżeli podstawą jest zgoda) lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych, jednak nie dłużej niż jest to uzasadnione celem takiego przetwarzania;
dane kontaktowe pozyskane w wyniku zapytań – przechowujemy przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz wykazania jej przebiegu (np. do 3 lat od zakończenia korespondencji), chyba że dojdzie do zawarcia umowy – wówczas stosujemy zasady jak dla klientów;
dane rekrutacyjne – przechowujemy przez okres trwania danej rekrutacji, a jeżeli kandydat wyrazi zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach – również przez dodatkowy okres wskazany w informacji o wyrażeniu zgody (np. do 12 miesięcy), lub do wcześniejszego wycofania zgody.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze ich przetwarzanie jest niezbędne ze względu na obowiązujące przepisy prawa lub prawnie uzasadniony interes Administratora.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane, a jeżeli tak, także dostępu do nich oraz otrzymania ich kopii;
prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne;
prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były zebrane, lub gdy cofnięto zgodę i nie ma innej podstawy przetwarzania;
prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w RODO, np. na czas weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu;
prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego; w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu;
prawo do cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, masz prawo cofnąć ją w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem;
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane z naruszeniem przepisów, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

W celu skorzystania z powyższych praw skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w części „Administrator danych i dane kontaktowe”.

Dobrowolność podania danych i konsekwencje odmowy

Podanie danych osobowych może być:

warunkiem zawarcia i wykonania umowy – wówczas niepodanie danych lub podanie danych niepełnych uniemożliwi zawarcie umowy, świadczenie usług lub prawidłowe wykonanie zawartej umowy (np. wystawienie dokumentów księgowych, rozliczenie podatkowe);
wymogiem ustawowym – w przypadkach, gdy obowiązek podania określonych danych wynika z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych, prawa pracy); niepodanie tych danych może skutkować brakiem możliwości spełnienia tych obowiązków;
całkowicie dobrowolne – w szczególności w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. w celu otrzymywania newslettera, dodatkowych materiałów marketingowych lub podania danych wykraczających poza niezbędne do zawarcia i realizacji umowy); w takim przypadku odmowa podania danych lub cofnięcie zgody może jedynie uniemożliwić skorzystanie z danego kanału komunikacji lub otrzymywanie określonych treści, ale nie wpływa na samą możliwość zawarcia i wykonywania umowy, o ile nie są to dane konieczne do tego celu.

W każdej sytuacji, w której prosimy o podanie danych, staramy się jasno wskazać, czy ich podanie jest obowiązkowe (wynika z umowy lub przepisów prawa), czy dobrowolne, a także jakie mogą być konsekwencje niepodania danych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Możemy wykorzystywać podstawowe dane dotyczące współpracy lub aktywności (np. rodzaj świadczonych usług, wielkość firmy, branża, zainteresowanie określonymi treściami) do analizy działalności FINANCE HOUSE, segmentowania klientów B2B oraz dopasowywania komunikacji i oferty. Działania te nie prowadzą jednak do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.